Ads 468x60px

Thursday, February 9, 2012

Cara Untuk Lebih Produktif Di Tempat Kerja (Bhgn 2)

6. Rancang

Anda tidak boleh mengelakkan dari perkara ini. Perancangan adalah amat penting dan ia diajar di sekolah tetapi masih ramai yang gagal untuk merancang secukupnya apabila di tempat kerja. Dari kakitangan bawahan hingga atasan, kita sering melihat kesan perancangan yang tidak teratur pada produktiviti individu. Sebelum menjalankan apa-apa tugas penting gunakan masa untuk merancang tentang apa yang anda mahu capai dan tentukan cara yang terbaik untuk mencapainya. Melalui perancangan dan perkongsian pelan anda dengan orang lain, sertamendapatkan maklum balas, anda akan mendapati bahawa anda berada pada situasi yang lebih baik untuk mencapai keputusan yang diingini.

7. Membuat Keutamaan

Sebaik sahaja anda tahu apa yang anda perlu lakukan, dan anda tahu apa yang anda lakukan akan menambah nilai dan digunakan oleh orang lain, anda dapat memberi keutamakan untuk memastikan tugas-tugas yang lebih penting diselesaikan terlebih dahulu. Terdapat pelbagai kursus pengurusan masa anda boleh pergi untukmengasah kemahiran-kemahiran pengurusan masa. Anda perlu memastikan bahawa setiap tugas yang anda lakukan dapat memberi nilai (Seseorang yang perlu benar - benar melakukannya) dan bahawa perkara-perkara yang paling penting dilakukan terlebih dahulu. Dengan ini, ia tidak bermakna anda terus mengabaikan apa yang anda anggap tugas sebagai kurang bernilai, tetapi memastikan bahawa tempoh masa untuk melengkapkannya dapat diketahui kepada orang-orang yang berkenaan, supaya anda boleh menguruskan keperluan mereka. Sebenarnya, sebab mengapa ramai pengurus merasa kecewa dalam hal ini bukan kerana merekameragui bahawa anda bekerja pada perkara yang paling penting tetapi mereka tidak menyedari bahawa terdapat beberapa tugas-tugas lain, yang keutamaannya mungkin lebih rendah, diletakkan di tempat belakang. Dengan menguruskan jangkaan mereka, anda mengukuhkan dan menyokong dalam senarai keutamaan anda.

8. Komunikasi yang jelas dan tepat pada masanya

Projek, tugasan dan tugas sering gagal untuk memberi hasil yang dikehendaki atau berbuat demikian selepas banyak bunyi bising, gangguan, dan pembetulan kerana komunikasi lemah dari pengurus projek atau penetap tugas. Jika anda bertanggungjawab untuk menetapkan tugas / projek untuk kakitangan lain ingat untukberkomunikasi dengan awal, jelas, ringkas lagi padat dan 'memasukkan' mereka ke dalam projek. Projek-projek yang lemah adalah projek dimana objektif dan jangkaan output diubah pada waktu pertengahan, sebagai orang yang menguruskan proses itu tidak jelas tentang keperluan dari awal lagi, atau telah gagal untuk berkomunikasi dengan mereka tepat pada masanya. Hasilnya ialah huru-hara, selalunya membawa kepada 'semua tangan ke pam', dengan tambahan tekanan yang signifikan dikenakan ke atas ahli pasukan serta kekecewaan am yang mengiringi apa-apa tekanan. Ia adalah penting untuk mempertimbangkan orang di sekeliling anda seawal mungkin dalam proses ini, untuk memastikan bahawa pada akhir hari, mereka bekerja dengan lebih efektif untuk anda.Dengan kata lain, pernahkah anda tertanya-tanya mengapa sesetengah orang berjaya menguruskan projek-projek yang kelihatan berjalan lancar, mengikut masa dan bajet manakala yang lain seolah-olah bermain kejar-mengejar secara berterusan, berubah matlamat dan menggunakan lebih banyak masa dan banyak lagi orang-orang terlibat dalam pasukan?

9. Mengautomasikan

Terdapat begitu banyak cara untuk mengautomasikan aliran kerja. Ini berbeza antara industri dengan industri, jabatan dengan jabatan dan peranan dengan peranan. Peraturan umum adalah bahawa jika terdapat tugas atau prosedur yang anda lakukan secara kerap dan mengambil sebahagian masa anda,fikir tentang automasi. Contoh automasi yang jelas kelihatan adalah dalam syarikat pembuatan. Banyak syarikat perkhidmatan juga telah banyak mengautomasikan rutin mereka, menghapuskan aktiviti kebiasaan. Walau bagaimanapun, cabaran anda adalah untuk mengkaji tugas dan prosedur yang anda lakukan hari demi hari dan menghasilkan senarai pendek perkara yang berpotensi untuk diautomasikan. Anda mungkin perlu mendapatkan bantuan daripada ahli pasukan anda dan kakitangan dari jabatan IT. Jika kos automasi adalah kurang daripada penjimatan yang dibuat melalui automasi anda mungkin menjadi pemenang. Mengautomasikan untuk menjimatkan masa berharga dan menjadi lebih produktif.

10. Kenal pasti sekatan-jalan (road-block)

Produktiviti boleh terjejas oleh sekatan-jalan. Mungkin ada orang-orang anda bergantung yang tidak memenuhi sebahagian perkara atau input yang anda perlukan tidak ada atau tidak datang. Mungkin juga terdapat orang-orang yang anda bergantung untuk mengagihkan output anda kepada pihak berkenaan yang berkepentingan, tidak melaksanakan dengan standard yang dikehendaki. Jika anda mencari seorang atau sekumpulan orang yang mewujudkan sekatan (Ini sering boleh menjadi tidak disengajakan jadi sila selesaikan dengan teliti), anda perlu membincangkan perkara ini dengan bos anda untuk menyelesaikan. Secara alternatifnya, anda mungkin mahu untuk membincangkan isu dalam kaedah diplomatik dengan mereka yang menyebabkan sekatan. Berhati-hati supaya tidak merosakkan mana-mana hubungan tetapi ia perlu diteruskan kerana ia mempertaruhkan produktiviti anda.

Bersambung..